פורום מנכ"לים

'שיחקו אותה'

תוכניות העבודה של יחידות העירייה הוצגו השנה לראשונה באמצעות משחקים שתכננו וביצעו עובדי העירייה ובהם נטלו חלק פעיל מאות עובדים. עיריית חולון הינה העירייה הראשונה שכל יחידותיה מציגות את תוכניותיהן בדרך חדשנית וייחודית זו.

נהוג לומר כי 'תכנון הוא לא משחק ילדים' ושתוכניות עבודה, זה נושא רציני מאוד. מסתבר שתוכניות עבודה הן לא בהכרח מה שחושבים ודווקא משחק – יכול להוות כלי מועיל ויעיל גם בתחום תוכניות העבודה העירוניות. השנה בעיריית חולון, כמו בנושאים אחרים– אנו עושים גם את זה –  אחרת!.
מזה כשני עשורים, מידי שנה בשנה, כותבים מנהלי היחידות את תוכניות העבודה לשנה שבפתח. תוכניות אלה נגזרות מהחזון ומהדגשים העירוניים השנתיים שאני מגדירה, על בסיס מידע וידע המצטבר מסקרים, מחקרים ותהליכי עבודה ובקרה.

עובדי העירייה "משחקים" בכנס תהצגת תוכניות עבודה

עובדי העירייה "משחקים" בכנס תהצגת תוכניות עבודה

השנה הגענו למסקנה כי הדרך הקלאסית והמקובלת שכל ראש מינהל עולה לבמה ומציג בפני מאות מנהלים ועובדים מצגת ובה הוא שוטח מבחר מטרות ויעדים, אשר יבוצעו על ידי יחידות אותו מינהל במהלך השנה – קצת מיצתה את עצמה. ולכן, החלטתי כי הפעם יציג כל מינהל את תוכניותיו באמצעות משחק, אשר יתוכנן ויבוצע על ידי קבוצות עובדים, תוך מעורבות של מעגלים נוספים ובראשם ראש המינהל. אנו העירייה הראשונה המציגה את כלל תוכניות העירייה באמצעות מהלך חדשני כזה.
את המהלך הוביל האגף לתכנון אסטרטגי, תוך ליווי מקצועי של חברת "משחק החיים" בראשות אור ברנט.
הרציונל היה שמשחק מוליד הנאה והנאה יוצרת מעורבות, מגבירה ידע וכל התהליך כולו הופך למשתף ולמועיל עבור הרבה יותר עובדים. וכך הפכו העובדים שלנו ליום אחד לשחקנים ב"סולמות וחבלים", "קליעה למטרה", "משחק הזיכרון", "מחפשים את המטמון", "אמת או שקר", באולינג ועוד. הכל בהתאמה לתכני תוכניות העבודה לשנתיים הקרובות.

תוכניות עבודה כחוויה

תוכניות עבודה כחוויה

כשהצגנו לראשונה את הרעיון לשבעת הסמנכ"לים, הם היו מעט ספקנים באשר ליעילותו, אולם בהדרגה הם נחשפו לעקרונות כפי שהם מיושמים בפועל וגם לתוצאות. נדמה לי שמהר מאוד הם נסחפו בהתלהבות הכללית. בכל מינהל נבחרו מטרה ויעד אשר יוצגו וימחישו ליתר העובדים עקרונות מהותיים ונושאים מרכזיים, עמם מתמודד המינהל מידי יום ביומו.
בהמשך, באמצעות הדרכה מתאימה הגיעו הקבוצות לשלב בו הציעו רעיונות למשחקים, אותם הם "ייצרו". הם נדרשו כמובן להסביר אלו מטרות מקדם המשחק ובאיזה אופן.
התהליך ארך מספר חודשים, אשר בהם הלכו המשחקים והשתכללו עד ל'יום השיא', בכנס תוכניות העבודה, כאשר בכל חלל פנוי במתחם המדיטק, התמקמו מפעילי המשחקים והעובדים נחלקו לקבוצות, שעברו ממשחק למשחק. במהלך המשחק זכו העובדים והמנהלים לחוות באופן חווייתי את העשייה וההוויה של עבודת של המינהלים השונים.

כך למשל עובדי מינהל התקציבים הצליחו להמחיש את הדילמות הקשות העומדות בפניהם בחלוקת המשאבים למגוון גדול של צרכים חשובים, באמצעות משחק זיכרון "המגדל היציב של התקציב", שבמהלכו היו צריכים המשתתפים להתאים בין צרכים לעלויות. המשתתפים נדרשו לשאול את עצמם האם להשקיע למשל בסייעות לגני ילדים או בהקמת מעון לנערות חוסות. בשלב השני היו המשתתפים צריכים לשלוף קוביות משחק, שכל אחת ייצגה הוצאה לתכלית מסוימת, מתוך מגדל קוביות גבוה, הלוא הוא "מגדל ההכנסות", וכל זאת מבלי להפר את האיזון ולגרום להתמוטטות המגדל כולו וכמובן גם להפסד במשחק.

דוגמא נוספת היא המשחק "קולעים למטרות החיים", שהפעילו עובדות מינהל הרווחה, אשר החלו לאחרונה לטפל בצעירים בסיכון בגילאי 18-25. המשתתפים נתבקשו לזרוק ולהשחיל טבעות על מטרות רחוקות. מי שהצליח שודרג והועבר ל'מסלול הקל' והנכשלים לעומת זאת "נשלחו" אל "המסלול הקשה", בו המרחק מההצלחה רק הולך וגדל. כל זאת כדי להמחיש סיטואציות מאוד אמיתיות בחיים, שבהן כל כישלון טומן בחובו כישלונות נוספים ותחושה כי האדם רק מתרחק מהמטרה, בעוד שהצלחות מנבאות הצלחות נוספות. האתגר של אנשי הסיוע והרווחה המטפלים הוא כיצד לשבור את הרצף. למשתתפים ב"מסלול הקשה" נתנו 'כרטיסי סיוע' והמשחקים יכלו לבחור אם להסתייע או לא. ממש כמו בחיים.
ועוד משחק מהחיים היה משחקם של אנשי התכנון וההנדסה, אשר הפעילו את העובדים במשחק חשיבה בשם  "יוצרים עתיד", במסגרתו הם  הביאו לידי ביטוי את הקשיים וההתלבטויות בהכנת תוכנית מתאר עירונית. העובדים המשחקים נדרשו להעלות רעיונות איך הם רואים את העיר בעוד 30 שנה ואלו מענים ופיתרונות הם מציעים בנושאים כמו תחבורה, מסחר, מגורים ועוד. את כל אלה הם הציגו על גבי תצלומי אויר של העיר. המטרה היתה להראות עד כמה קשה לשלב בין צרכים רבים ולעתים סותרים.

ויש גם "זוכים"

ויש גם "זוכים"

תענוג היה לראות כיצד עובדים ומנהלים ממש 'נכנסו' לתפקידים כשחקנים פעילים, והפגינו התלהבות ומעורבות מאוד גדולה. רבים מהם ציינו כי זו הפעם הראשונה שהם נחשפים לעבודה של יחידות אחרות בצורה כל כך מהנה ומלמדת. ערך מוסף של הכנס במתכונת זו היה האווירה הטובה, הפתיחות והקשרים הבלתי פורמאליים, אשר נוצרו תוך כדי משחק משותף בין עובדים מיחידות שונות ובין מנהלים ועובדים מכל הדרגות. כל הכבוד לעשרות מפעילי המשחקים שנרתמו לעניין, תוך הפגנת יצירתיות והתלהבות. תודה לכל העובדים והמנהלים שלקחו את העסק ברצינות, למדו וגם נהנו.

אני סבורה שמתכונת כזאת מחדשת, מרעננת והכי חשוב – מקנה ידע. כמובן שכנס זה הוא רק התחלה, וכל התוכניות המפורטות מפורסמות לידיעת כל העובדים בפורטולון- אתר האינטרה-נט שלנו. התוכניות מדידות ומתוזמנות וכמובן מבוקרות פעמיים בשנה, תוך בדיקת התוצאות, הפקת לקחים ויישום שיפורים על פי צורך.

כעת נותרה לנו רק בעיה אחת: כיצד נחדש ואיך נפתיע גם בכנס הבא…

מודעות פרסומת

סוף סוף משלבים ידיים

פורום המנכ"לים ברשויות המקומיות ואיגוד המזכירים והמנכ"לים ברשויות המקומיות החליטו לשתף פעולה. ותתפלאו, זה לא טריוויאלי

Strength in Numbersשמחתי לשמוע כי לפני ימים אחדים החליט פורום המנכ"לים ברשויות המקומיות ואיגוד המזכירים והמנכ"לים ברשויות המקומיות לקדם שיתוף פעולה בין שני הגופים.

נשמע טריוויאלי? אז מסתבר שלא כך!

שנים ארוכות שרר נתק, שלא לומר יריבות בין שני הגופים הללו – והסיבה לא לגמרי ברורה. הרי כמעט מובן מאיליו שבעלי התפקידים הללו, עמיתים למקצוע התובעני והשוחק הזה – ישאפו לשלב ידיים כדי לחזק זה את זה. אולם עד עתה זה לא קרה וחבל.

בעיני ההחלטה להפסיק את "מלחמות היהודים" ולחבור לפעולות משותפות תחזק במידה רבה את כוחם של מנהלי הרשויות ואת האמירה שלהם כלפי השלטון המרכזי, כמו גם כלפי המרכז לשלטון מקומי.

שיתוף פעולה זה יאפשר להביע ביתר עוצמה את עמדתנו בסוגיות, חוקים ותקנות המשפיעות על גורל כל אחד ואחד מתושבי ישראל. תקנות וחוקים אלה, הנולדים במסגרות השלטון המרכזי כמו משרד הפנים, משרד האוצר ועוד – לוקים לעתים קרובות בחוסר הבנה ורגישות לצרכים האמיתיים של השלטון המוניציפאלי, שכזכור הוא העומד מידי יום בחזית הראשונה מול התושבים, צרכני השירותים.

בפגישה שהיתה בסוף חודש דצמבר בין הנהלת פורום המנכ"לים לביון מזכירות איגוד המזכירים והמנכ"לים הוצהר באופן ברור כי הפיצול הקיים בין הארגונים פוגע באינטרסים המקצועיים והאישיים של כולנו – וככל שיקודם איחוד הגופים – כן ייטב.

שני הגופים הצהירו על מחויבות לאיחוד כשבעיות אישיות כאלה ואחרות – לא תעמודנה למכשול בפני התהליך. כבר בשנת 2011 יתקיימו פעילויות ההדרכה והכנסים של שני הגופים במשותף.

אני תקווה כי כולנו נשכיל לנצל פורום חדש זה לשיתוף בידע ובניסיון, להתמודדות טובה יותר עם קשיי הניהול במסגרת המוניציפאלית, ובסופו של דבר, נביא לשיפור במעמדן של הרשויות ובטיב השירות הניתן לתושבים החיים בהן.